Adequação à LGPD em cartórios: conheça os pontos mais importantes

A adequação à LGPD em cartórios  já está em vigor, padronizando a forma como órgãos públicos e privados coletam, armazenam e utilizam dados pessoais de seus clientes.

Reconhecidos como repositórios de dados pessoais, é fácil entender porque o tema adequação LGPD nos cartórios é tão importante e urgente de ser tratado. 

Neste artigo falaremos sobre as particularidades dos cartórios em relação à Lei Geral de Proteção de Dados e como fazer a adequação dos processos de forma eficiente.

Continue a leitura e confira.

O que é a LGPD e como ela se aplica aos cartórios?

A Lei Geral de Proteção de Dados determina regras para o uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais. 

Assim, todos os agentes detentores de dados pessoais sensíveis passam a ser responsáveis pela sua segurança. Nos cartórios, isso se torna ainda mais importante.

Uma vez que todas as informações colhidas pelos cartórios são utilizadas para a elaboração de documentos e certidões, é fundamental ter um cuidado ainda maior nas atividades notariais e de registro.

Outro ponto importante sobre a adequação à LGPD pelos cartórios diz respeito à sua fiscalização.

De forma geral, a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) é o órgão responsável pela fiscalização e regulamentação do tratamento de dados.

Os cartórios, por sua vez, são fiscalizados pela Corregedoria de Justiça do Estado, que responde ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Vale ressaltar que a CNJ publicou o Provimento nº 134/2022, estabelecendo prazo até fevereiro de 2023 para adequação à LGPD das serventias extrajudiciais.

Assim, a ANPD poderá utilizar a estrutura desses órgãos e abrir foros de discussão permanentes com eles, delimitando as ações dos cartórios e agentes notariais e de registro com mais eficiência.

Como se deve fazer a adequação à LGPD em cartórios?

Assim como qualquer outro órgão público ou privado, os cartórios devem prezar pela transparência e a privacidade no tratamento dos dados de seus clientes.

Como dissemos, a atividade notarial exige que a adequação LGPD seja feita com um cuidado ainda maior, devido à natureza sensível dos dados coletados pelos cartórios.

Portanto, a legislação determinou que os cartórios devem contar com um canal de comunicação com os titulares dos dados pessoais. 

Esse canal deve ser específico para o atendimento das requisições dos titulares de dados pessoais, com um fluxo eficiente para tais demandas.

Caso os dados continuem armazenados mesmo após o pedido de retirada por parte dos usuários, eles podem realizar uma petição junto à ANPD.

Além disso, os cartórios devem demonstrar que têm a intenção de colaborar para a proteção dos dados pessoais contra possíveis danos.

A seguir, confira outros aspectos importantes da adequação LGPD nos cartórios.

Definição dos agentes de tratamento de dados 

O primeiro passo é definir as partes responsáveis pelo tratamento dos dados. De acordo com a LGPD, existem três agentes principais neste cenário:

●      Controlador: é quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados, catalogando e observando o fluxo das informações. É o responsável por tornar o processo auditável.

●      Operador: é quem executa as decisões do controlador.

●      Encarregado: é quem faz a ponte entre o cartório, os titulares dos dados e a ANPD. É ele quem deve orientar os funcionários sobre as práticas de proteção de dados, portanto deve ter um conhecimento sobre a legislação aplicável.

Planejamento e registro das atividades de tratamento

Depois de definir os agentes de tratamento dos dados, é importante mapear o fluxo de controle dessas informações, determinando em quais setores e processos estão sendo utilizadas. 

Isso é necessário para que seja realizado o inventário de dados pessoais, que permitirá a identificação do uso dessas informações e eventuais vulnerabilidades das operações.

Política de consentimento e exclusão de dados pessoais

A transparência é um dos princípios básicos da LGPD. 

Assim, os cartórios devem contar com um ciclo transparente de coleta, manutenção e uso dos dados pessoais.

Isso significa que os clientes devem entender a finalidade da requisição dos dados por parte do cartório e fornecer seu consentimento para tal atividade.

Além disso, concluído ciclo de uso dos dados, eles devem ser excluídos – e os titulares devem ser comunicados quanto a isso.

Avaliação dos riscos

O cartório deve avaliar os riscos oferecidos à privacidade dos usuários por suas atividades. 

Caso haja algum vazamento dos dados, é o controlador quem deve responder pelo ocorrido.

Além disso, é importante tornar o processo auditável e divulgá-lo de forma adequada, de acordo com as normas da LGPD.

Neste artigo, falamos sobre a importância da adequação LGPD em cartórios e quais as principais medidas a serem adotadas pelos serviços notariais.

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